東京都目黒区にある広告制作プロダクション
社長であるKさんが営業マン&プランナーとなり、小さいながらもオールインワンのクリエイティブに定評があるプロダクションだ。メンバーはもう一人のサブのプランナーとグラフィック制作ができるスタッフ&カメラマンとともにアイデアを駆使した映像を提供し続けている。
お客様
- エリア: 東京都目黒区
- 業種: 印刷業
- 従業員数: オペレータースタッフと営業７名程が稼働している（アルバイト含め）
リモートワークによって生産性とモチベーションが低下
最近は仕事が増えたわけでもないが、締め切りに追われてバタバタしているということをＫさんは疑問に思っていた。これが始まったのは、1年半前。いままでオフィスを借り、スタッフとともに一緒に制作を行ってきたが、コロナを期にオフィスを解約し、リモートワークに転換。
それぞれが、コワーキングや自宅で制作を行うこととなった。通勤時間や交通費、オフィスのレンタル費用は削減出来たが、以前に比べコミュニケーションが減ったことや、クリエイティブの制作をしてからの修正が増えたこと、従業員のモチベーションが把握できず、理由のわからない退職が発生したことなど、現状があまりいい状況でないことを感じていた。
インターネット検索でGRILLの無料相談を申し込む
今回Kさんは、リモートワークの生産性の低下理由についてインターネットで検索をしていたところ、GRILLのWebサイトの記事をたまたま見つけた。無料で相談できるということで、とりあえず試してみようというスタートだった。
Kさんに限らず、リモートワークを始めた企業様はなんとなく業務の生産性が落ちていることは気が付いていることが多いが、具体的な生産性低下の理由を明確にわかっている経営者は少ない。
「リモートワークをしたから生産性が低下した」ということで済ますだけでは、「リモートワークをしない」という選択しか生まれない。
傾向として多いのは年配の経営者様のいる企業様。リモートワーク自体が悪の根源。とにかく出社をさせ、従業員の働きやすさや、会社の多用的な働き方への成長性を奪っているという発想に陥ってしまう
リモートワークには、デメリットだけでなく、メリットも多い。リモートワークを導入したことで生産性を上げた企業様は多数ある。GRILLではリモートワーク導入により生産性を高めることを目指すことをはじめにお客様にお伝えしている。
GRILLが行ったこと
状況のヒアリング調査
状況のボトルネックはまずどこにあるのか、というところがわからないと、改善に踏み出せませない。現状使用しているツール、社内でどういった情報共有を行っているのか、リモート環境／業務フローをヒアリングし、フローチャートに書き起こし、課題の本質はどこにあるのか整理を行った。
お客様のIT環境
- 連絡手段: LINEとEメールと電話
- 進捗管理ツール: Excel
- 報告体制: LINEで終業時間に挨拶の連絡をするのみ
マイクロマネジメントを嫌うK社長は定例のミーティング等は行わず、手が空いている時に電話やLINEをするとのことで、忙しい時は丸一日連絡を取り合わない時も。
世の中のリモートワークで失敗している企業のよくある問題点を共有し、企業様で当てはまっている箇所をまずはピックアップしてみました。
失敗している企業の例
- 報告連絡相談のルールが確立されていない
- ツールを導入するだけで終わっている
- 管理する側がITを積極的に活用していないため、レビューがない
- 組織がチームプレーでなく、個人プレーの意識が強い
- コミュニケーションが減っている
Kさんの会社ではすべてが当てはまっており、このポイントを改善するための最善策をGRILLで考え提案を行いました。
アプリの提案
リモートワークの必須ツールである下記6つのツールを提案しました。
- チームメンバー個人の１日の予定が把握できるツール
- チームでデータを保管、編集できるストレージ
- プロジェクト全体のスケジュールが把握できるツール
- Todo管理ツール
- 気軽に声をかけられるツール
- 画面の共有ができるツール
既に導入しているツールや、合わないツール等もありますので、お客様にデモンストレーションを交えながら説明をさせていただき、最適なものを提案させていただきました。
報告体制の確立
IT企業の開発チームで取り入れられているデイリースタンドアップや、終業時に業務の振り返りを行うことを定例化しました。それぞれのメンバーが抱えているタスクごとに予測作業時間を朝に申告してもらい、終業時間の振り返り時に、実際にかかった時間を報告&進捗遅れの早期発見や改善案の報告を行う習慣をつくることができました。
IT導入作業の補助、レクチャー
今回は複数ツールを導入し連携させることや導入する時間もないというご要望があったため、弊社側で設定を代行。また、各ツールにはシリコンバレーなど海外のIT企業で積極的に使用されているサードパーティーの便利なアドオンがあり、トレンド情報に詳しいGRILLが提案するアドオンを追加でインストールしました。
運用ルールの作成
ツールは導入しても使いこなさないと意味がありません。ツールを導入した後の推奨運用ルールを決め、レクチャーさせて頂きました。また、朝の定例会と夕方の振り返り会でツールを具体的にどのように使うのかを、弊社側でも会議に参加し、ITを導入した場合の会議の例を具体的に体験してもらえるようにしました。
振り返り/効果検証
今回のツール導入での効果がどれほどであったのか、計測が必要であったため、残業時間の計測や実作業時間を導入したツールを使いながら、計測&効果検証を行いました。
効果
残業時間が、1ヶ月あたり10時間削減されていることが判明しました。
全従業員あわせると、70時間。年間で840時間の短縮できる計算となります。これでこの工数を還元するとスタッフの作業時間がさらに他の案件で獲れるようになったり、従業員の教育や、勉強会に費やせるとも。
この業界は残業が多いため、休みがとりにくいとされていますが、生産性が上がることで従業員に纏めた夏休みや、年末休暇を与えることができると、Ｋさんは目を輝かせていました。
GRILLがこだわったところ/他社との違い
GRILLでは、ぼんやりとした業務課題根本的な原因また、通常の業者では紹介できない海外で流行し始めている便利なツールのご紹介、他ITベンダーでは手をつけない、導入後の運用のフローを一緒に考えることまでを一貫してワンストップでサポートすることで、ツール導入&DX化を確実に成功させることができます。
これは、社内のスタッフが多くの企業で様々なITツールの導入の成功＆失敗の経験があることから提案できることです。
